Wie kann ein Onboarding von Azubis gelingen, wenn ihre Ansprechpersonen nur die Hälfte der Woche im Büro sind und in der restlichen Zeit im Homeoffice arbeiten? Preboarding, digitale Tools und Beziehungsarbeit nehmen dabei einen zentralen Stellenwert ein, so Faktor A, das Arbeitgebermagazin der Bundesagentur für Arbeit.

2020 wurde, wie Recherchen des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) ergeben haben, etwa ein Viertel der Ausbildungsverträge gelöst, die meisten vor Beginn der Ausbildung oder kurz danach. Gründe dafür seien, dass die Auszubildenden einen Mangel an Wertschätzung wahrnähmen oder ihre Erwartungen nicht erfüllt würden. Oftmals besteht zwischen Vertragsabschluss und Beginn der Ausbildung kein Kontakt zwischen Unternehmen und Azubis. Der nun allgegenwärtige hybride Arbeitsalltag erschwere es zusätzlich, so Faktor A, den Azubis zu Beginn der Ausbildung oder bereits davor ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit zu vermitteln.

Um diesem Problem entgegenzutreten, schlägt Faktor A anhand von Praxisbeispielen aus der Versicherungsgesellschaft R+V sowie Gesprächen mit einer HR-Expertin verschiedene Maßnahmen vor.

So sei es sinnvoll, Preboarding-Maßnahmen zu ergreifen und zwischen Vertragsabschluss und Beginn der Ausbildung Kontakt zu den Azubis zu halten, z. B. durch den Versand der Unternehmenszeitschrift oder einer Weihnachtskarte – je nach individueller Situation. Um schon früh Beziehungspflege zu betreiben und den Auszubildenden vom ersten Arbeitstag an ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln, biete es sich beispielsweise an, ihnen nach Vertragsunterschrift per Mappe oder digital per Link alle Kolleg*innen vorzustellen, welche aufgrund des hybriden Arbeitens am ersten Arbeitstag der Azubis sicherlich nicht alle vor Ort sein werden.

Man müsse sich zudem mehr und bewusster Zeit für die Beziehungsarbeit nehmen, welche bei einem rein analogen Arbeitsalltag öfter nebenbei eingeflossen sei. Kontaktpflege sei essentiell – auch bei den ersten Tagen im Homeoffice sollten die Auszubildenden per Videokonferenz die meiste Zeit mit den anderen Auszubildenden und ihren Ausbilder*innen verbringen.

Weiterhin sollte darauf geachtet werden, dass sozialer Austausch auch im digitalen Raum ermöglicht werde. Man könne z. B. bei digitalen Meetings durch einen offenen Begin oder offenen Schluss Zeit für Small Talk einplanen. Wichtig sei ein niedrigschwelliger Ansatz und die Schaffung einer angenehmen Atmosphäre für die Auszubildenden, gegebenenfalls anfangs auch durch die Verwendung spielerischer Methoden, um die Azubis ins Team einzubeziehen und sie dazu zu ermutigen, sich am Gespräch zu beteiligen.

Eine Herausforderung beim digitalen Onboarding stelle das Kennenlernen der Unternehmenskultur dar. Anders als beim analogen Onboarding müssen Fragen bezüglich des üblichen Verhaltens, der Gestaltung der Zusammenarbeit im Team etc. im digitalen Raum explizit besprochen werden, um den Auszubildenden Orientierung zu geben. Zur Veranschaulichung von Arbeitsabläufen sei zudem das Teilen des Bildschirms eine geeignete Methode.

Auch spezielle digitale Tools wie Learn-Management-Plattformen oder Azubi-Apps könnten beim hybriden Onboarding der Auszubildenden unterstützen. Solche Apps können – auch schon vor Beginn der Ausbildung im Sinne eines Preboardings – sowohl zur Verbreitung von Informationen seitens des Unternehmens als auch zur Vernetzung der Auszubildenden untereinander dienen.

Ferner sei es wichtig, die Auszubildenden nicht aus dem Blick zu verlieren, da es remote für sie leichter sei, sich zu verstecken. Hier sollten Ausbilder*innen gegebenenfalls schnell das Einzelgespräch suchen. Auch wenn das hybride Onboarding viel Arbeit für die Personaler*innen bedeute, lohne es sich. Denn das hybride Arbeiten spiele auch als Lerninhalt der Ausbildung eine Rolle.

Zu guter Letzt müsse dem Feedback beim hybriden Onboarding besondere Bedeutung beigemessen werden. Werde das Feedback digital gegeben und die Ausbilder*innen hätten den Eindruck, es sei nicht gut aufgenommen oder eventuell falsch verstanden worden, sollten sie nach einer Weile nochmals telefonisch nachfragen.

Quelle: https://faktor-a.arbeitsagentur.de/richtig-fuehren/azubi-onboarding-in-der-hybriden-arbeitswelt/, geöffnet am 08.07.2022