Erfolgreich planen, Teilnehmende begeistern – erfahren Sie hier, welche Faktoren einen Erfolg des hybriden Events begünstigen.
In diesen Formaten kommt das Beste aus 2 Welten zusammen – online und offline.
Definition: Hybride Events sind ein Mix aus Online- und Offline-Events.
Offline: in Präsenz an einem reellen Ort | Online: virtuell in Echtzeit.
Vorteile & Chancen:
Aus Sicht der Teilnehmenden:
Online: keine Reise- und Übernachtungskosten, wenig Zeitaufwand, mehrere Events an einem Tag besuchbar, Termine/Überblick/Zeitplan erstellen,…
Offline: vor Ort sein, netzwerken, Kontakte knüpfen, …
Aus Sicht der Referent*innen:
Entscheidung ob online oder offline; Verbindung von z. B. aufgezeichneten Webinaren bei Live-Präsentation vor Publikum; Zeit- und Kostenersparnis,…
Aus Sicht der Aussteller:
– Flexibilität (Pandemiegeschehen): bei hybrider Planung kann „schnell“ auf rein-online umgeswitcht werden.
– Speaker/Referenten können online dazugeschalten werden.
– Kostenersparnis (kein teurer Messestand, kein Hotel und Anreise,…).
– Man kann neue Referent*innen gewinnen, die z. B. nicht ganzen Tag Zeit hätten, aber 2-3 Stunden: (Zeit-, Kostenersparnis: keine Anreise und Übernachtung).
– Höhere Reichweite (social media Kanäle, Web, Print-Digital-Marketing,…)
– Ansprache verschiedener Teilnehmer*innen (Mütter, Vollzeit-Berufstätige, …),…
Planung/Umsetzung von hybriden Events. Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:
– Grobkonzept, welche Zielgruppe, Vorauswahl Plattform, welche Präsenzveranstaltung (Thema, Raum, Verantwortliche*r)
– Marketing, Briefing der Referent*innen, Füllen der Plattform, Anmeldemöglichkeiten online und offline (z. B. über Website, QR-Code,…)
– Finalisierung Konzept/Programm beider Formen; intensiveres Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation des Programms (online und offline)
– Technik-Tests, Reminder für Referent*innen/Zielgruppe (online und offline)
– organisatorische Hinweise (z. B. Raumplan offline/ Programm online), komplette-Betreuung beider Kanäle, feste Ansprechpartner*innen
– Startschuss, Begrüßung der Teilnehmenden
– Nachbearbeitung und Zusammenführung der Kanäle; Wiederaufbereitung von Präsentationen o. ä. (online), Kontakte nachhalten,…
Interaktion & Networking:
– Interaktionen für beide Gruppen sichtbar machen: Für jeden Kanal Definition von Verantwortlichen -> diese übertragen transparent in den jeweils anderen Kanal/Austausch – > live? nachgelagert?
– doppelte Moderation -> Interaktion
– Teilnehmer*innen miteinander verbinden
– voting-Tools (browserbasiert)
– Teilnehmer*innen auf die Leinwand bringen